Ekivardi’yi kolayca kullanın.

Önce buradan başlayın

Giriş ekranında size uygun alanı seçin:

Kurum kodu tek başına giriş yetkisi vermez. Her kullanıcı yalnızca kendisine izin verilen ekranları görür. Patron hesabı görüntüleme içindir.

İlk kurulum sırası

1. Ürün sahibi, kurumu ve kurum yöneticisinin hesabını tanımlar.
2. Kurum yöneticisi personelleri ve çalışma koşullarını ekler.
3. Her personele ayrı personel numarası ve kişisel PIN verilir.
4. Ayarlar ekranındaki personel giriş QR kodu paylaşılır veya yazdırılır.
5. Bir deneme giriş–çıkışı yapılıp Devam kayıtları ekranından kontrol edilir.

Personel: telefondan kullanım

1. Telefon kamerasıyla kurumun QR kodunu okutun veya yöneticinizin verdiği bağlantıyı açın.
2. Personel numaranızı ve kişisel PIN’inizi girin. Genel giriş ekranındaysanız kurum kodunu da yazın.
3. Çalışmaya başladığınız anda “İşe başla” düğmesine basın.
4. Antreye çıkıyorsanız “Antreye çık”, döndüğünüzde “İşe dön” düğmesine basın.
5. Günlük çalışmanız bittiğinde “İşten çık” düğmesine basın.
6. İşlemden sonra ekrandaki durumun değiştiğini kontrol edin. Hata varsa yöneticinize bildirin.

QR kodunu okutmak saat kaydetmez. Antrede geçen süre çalışma saatine eklenmez. Antresiz tanımlanan personelde antre düğmesi bulunmaz.

Örnek: 08.00’de işe başladınız, 12.00–14.00 arasında antreye çıktınız ve 18.00’de işten çıktınız. Kaydedilen çalışma 8 saat, antre 2 saattir. Ücrete esas çalışma yönetici onayından sonra belirlenir.

Çıkış yapmayı unuttum

“Saat düzeltme / unutulan çıkış” üzerinden doğru saatleri ve açıklamanızı gönderin. Yetkili, talebi inceleyerek düzeltir. PIN’inizi unuttuysanız yöneticinizden yenilemesini isteyin; ChatGPT hesabı açmanız gerekmez.

Kurumunuzda bulunma kodu kontrolü açıksa işe başlarken veya dönerken otelde gösterilen güncel kod da istenir.

Yönetici: günlük işlemler

Personel ekleme ve bilgileri düzenleme

Personeller → Personel ekle yolunu kullanın. Ad soyad, işe giriş tarihi, otel, görev, çalışma koşulları ve ücret bilgilerini girin. Personel e-postası, numara ve PIN ile giriş için zorunlu değildir.

“Haftalık normal süre” ile “Haftalık bildirilen çalışma” farklı alanlardır. 60 saatlik planı haftalık normal süreye yazmayın; planlanan süreyi bildirilen çalışma alanına girin. Ücretin net mi brüt mü olduğunu doğru seçin. Koşul değişikliklerinde geçerlilik tarihini belirtin.

Personeller ekranındaki giriş bilgileri bölümünden numara ve kişisel PIN tanımlayın. PIN’i yalnızca ilgili personele iletin. Ayarlar → Telefondan personel girişi bölümünden QR kodunu indirin, yazdırın veya bağlantıyı kopyalayın.

Kim çalışıyor?

Genel bakış ekranından çalışan, antrede olan ve işten çıkan personelleri kontrol edin. Unutulan çıkışları ve eksik kayıt uyarılarını inceleyin. Güncel durumu görmek için “Yenile” düğmesini kullanın.

Geçmiş giriş–çıkışı elle ekleme

1. Devam kayıtları → Gerekçeli manuel kayıt düğmesine basın.
2. Personeli, başlangıç ve bitiş tarih–saatini seçin; neden elle eklediğinizi yazın.
3. Kaydı oluşturun. Yeni çalışma kaydı onay bekler.
4. Yetkili, çalışma aralığını değerlendirip ücrete esas saatleri onaylar.

Açık kalan kayıt için Devam kayıtları → Açık kayıtlar → Kaydı tamamla yolunu kullanın. Aynı zamana çakışan kayıtlar ve kapatılmış aylardaki değişiklikler engellenir.

Erken ve geç çıkışlar

Onay merkezi ve çalışma kaydı değerlendirmesinden gerçek kaydı inceleyin. Erken çıkış otomatik ceza, geç çıkış otomatik mesai sayılmaz. Ücrete esas çalışma aralığını gerekçesiyle yetkili belirler.

Ayrılan personel

Personel dosyasında Bilgiler → İşten ayrılış / arşiv işlemini kullanın. Geçmiş kayıtlar saklanır. Yeniden işe alırsanız hizmet ve izin geçmişini ayrıca kontrol edin.

İzin ve rapor kaydı

1. İzin yönetimi → İzin kaydı / talebi düğmesine basın.
2. Personeli ve talep türünü seçin.
3. Başlangıç–bitiş tarihlerini, açıklamayı ve saatlik izinse süresini girin.
4. Kaydı gönderin; yetkili talebi değerlendirip onaylar veya reddeder.

Mevcut türler: yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni, rapor, haftalık izin ve saatlik izin. Personel de kendi ekranından “İzin talebi” gönderebilir.

Yıllık izin onaylanınca bakiye güncellenir; yıllık izin hesabında hafta tatili ve resmî tatil günleri düşülmez. Eski kullanılmamış izinleri personel eklerken başlangıç bakiyesi olarak girin. Sonraki düzeltmeler için İzin yönetimi → Bakiye düzenle yolunu kullanıp gerekçe yazın.

Ayrı bir “Ücretli izin” türü henüz yoktur. Rapor kaydı tutulur; SGK rapor ödeneği otomatik hesaplanmaz. Raporun ve günlük/saatlik çalışanların ücretli izinlerinin maaşa etkisini muhasebe değerlendirmelidir. Ücretsiz izinde ücret etkisi, onay sırasında ayrıca seçilir.

Ay sonu ve puantaj

1. İlgili ayı ve oteli seçin.
2. Açık giriş–çıkışları tamamlayın; bekleyen çalışma ve izin taleplerini değerlendirin.
3. Vardiya & kontroller ekranından eksik kayıtları ve çalışma uyarılarını inceleyin.
4. Puantaj & hakediş ekranında kişi bazında normal çalışma, fazla çalışma, tatil ve ücret kalemlerini kontrol edin.
5. Gerekiyorsa avans, ödeme, prim, kesinti veya gerekçeli ücret düzeltmesi girin.
6. Hesap uyarısı olan kişiler için Çalışma kontrolleri bölümünde kişi bazlı muhasebe değerlendirmesini tamamlayın.
7. PDF ve Excel çıktılarını alın, kurum yedeğini kaydedin; kontroller tamamlanınca dönemi kapatın.

Hesap değişirse kişi bazlı incelemenin yenilenmesi gerekebilir. Kapatılmış dönem korunur; sonraki değişiklikler eski kapanış sonucunu kendiliğinden değiştirmez.

Ekivardi’nin hakediş ekranı muhasebe kontrolü için taslaktır. Tam SGK, vergi ve net maaş bordrosu üretmez. Net sözleşme maaşı bulunan dönemlerde brüt karşılık doğrulanmadan kapanış yapılamaz.

Excel, PDF ve yedek

Personel bazlı çıktı

Personel dosyasını açın, Puantaj sekmesinde ayı seçin ve PDF veya Excel düğmesine basın. Toplu çıktı için Raporlar & yedek ekranında ay ve otel kapsamını seçin.

Bilgisayara tam kurum yedeği

1. Güvenlik & yedek → Bilgisayara tam yedek bölümünü açın.
2. En az 12 karakterlik bir yedek parolası girip doğrulayın.
3. Şifreli dosyayı indirin ve güvenli bir klasöre kaydedin.
4. Dosyanın bilgisayarınıza kaydedildiğini kontrol edip ekrandaki kaydetme onayını verin.
5. Parolayı dosyadan ayrı, güvenli bir yerde saklayın. Ay sonlarında ve önemli değişikliklerden sonra yeni yedek alın.

Excel ve PDF rapor içindir; tam geri yükleme için şifreli kurum yedeği gerekir. İndirme düğmesine basmak, dosyanın gerçekten bilgisayarınızda olduğunu kanıtlamaz.

Geri yüklerken aynı bölümden dosyayı seçin, parolasını girin ve önizlemeyi inceleyin. İşlem öncesinde güncel yedeği alın ve kurumda kayıt girişlerini durdurun. Geri yükleme, yedekten sonraki kurum değişikliklerini geri alabilir.

Yedek parolası unutulursa şifreli dosya açılamaz. Kurum yedeği, ürünün tüm hesaplarının ve sunucu altyapısının yedeği değildir. Mevcut kurulumda yedek dosyalarını bilgisayara alma sorumluluğu yöneticidedir.

Ürün yönetimi

Bu alan Ekivardi ürün sahibine özeldir. Kurum yöneticisi kendi kurumunu yönetir; ürün sahibi kurumları ve yönetici hesaplarını yönetir.

1. Giriş ekranında Ürün yönetimi alanını seçip ürün sahibi hesabınızla girin.
2. Kurum oluşturun veya mevcut kurumu seçin.
3. Yönetici hesapları ekranında e-posta, kurum ve rolü tanımlayın: kurum yöneticisi, görevli, muhasebe veya patron.
4. Yeni hesap için en az 8 karakterlik şifre belirleyin. Şifre değişikliğini aynı hesap yönetiminden yapın.
5. Kullanıcıya yalnızca kendi giriş bilgilerini güvenli şekilde iletin.

Mevcut şifreler açık olarak gösterilmez; gerektiğinde yeni şifre verilir. Personel PIN’i ile yönetici hesap şifresi farklıdır.

Ürün sahibi, Şifremi değiştir → İki aşamalı doğrulama bölümünden ek doğrulamayı etkinleştirebilir. Kurtarma kodlarını güvenli yerde saklayın.

Sık sorulan sorular